Entenda os diferentes modelos de eventos virtuais no Teams e aprenda a utilizar cada um deles

Com tantas opções disponíveis para criação de eventos online dentro do Microsoft Teams, fica difícil saber qual a melhor para cada ocasião. E nós sabemos disso!

Por isso, criamos este conteúdo para te apresentar cada reunião e como utilizar cada uma das opções de eventos virtuais no Teams. Vamos lá?


⚠️ Você pode pular para o item do seu interesse a qualquer momento usando os links abaixo:
Diferença entre reunião, evento ao vivo e webinar no Teams
Qual tipo de evento escolher
Criando e gerenciando reuniões no Teams
Criando eventos ao vivo
Criando webinars
Conteúdos complementares importantes

Para começar, vamos entender quais os modelos de eventos virtuais no Teams disponíveis e a diferença entre eles.

Reunião

Uma reunião online é realizada com dois ou mais participantes e oferece entrada e saída de áudio, bem como a opção de vídeo, e compartilhamento de telas e documentos. As reuniões online permitem uma colaboração em tempo real, aumentam a produtividade, economizam tempo e ajudam as pessoas que não estão compartilhando o mesmo espaço físico a se sentirem mais envolvidas.

Evento ao Vivo

Em comparação a uma reunião comum, o ao vivo no Teams fornece um novo leque de possibilidades, com destaque para a expansão do limite de participantes. Em uma reunião comum, o limite é de mil participantes, enquanto no evento ao vivo o limite é de 20 mil pessoas. Além disso, no evento ao vivo, as possibilidades de configuração e de preparação de áudio e vídeo são mais específicas e a interação com o público se dá através de uma experiência gerenciada de Perguntas e Respostas (P e R).

Webinar

Os webinars (ou seminários) são reuniões estruturadas em que os apresentadores e participantes possuam funções claras. Uma diferença fundamental entre os webinars e reuniões do Teams é que os seminários via Web oferecem suporte ao registro e fornecem dados de engajamento dos participantes. Além disso, a plataforma já traz de forma nativa uma forma fácil de gerenciamento do público e bloqueio de funções como abertura de câmera e microfone e interação via chat, um recurso muito útil quando trabalhamos com grandes públicos.

Quando escolher cada opção

Primeiramente, comece pensando no seu público.

Dimensione a quantidade de pessoas no seu evento e escolha a forma que deseja interagir com ele. Confira na tabela abaixo as diferenças entre cada tipo de evento.

Tipo de evento Número de participantes Interação
Reuniões Até 1.000 ● Recursos de reuniões totalmente interativos.
Webinars Mais de 1.000 (com mudança na experiência) ● Os participantes de até 1.000 possuem recursos totalmente interativos;
● Interação com o público configurável;
● É possível especificar os apresentadores.
Evento ao Vivo Até 20.000

● Transmissão para grandes audiências;
● P e R moderada para a interação com o público.
● É possível especificar os produtores e apresentadores, incluindo os apresentadores externos;
● Oferece suporte às funcionalidades de produção mais avançadas.

Para te ajudar, imagine que você precise palestrar em um evento presencial, para muitas pessoas, sobre um conteúdo extremamente relevante. Se você escolher uma sala pequena, em que as pessoas fiquem muito próximas umas das outras, qualquer movimento de um participante poderia causar desconforto nos demais.

No entanto, em um espaço bem dimensionado, como um auditório, com acústica apropriada, os movimentos dos participantes iriam causar pouco ou nenhum incômodo. E quanto menos interrupções você tiver, melhor, correto?

Assim acontece também em eventos online. Os Webinars e Eventos ao Vivo seriam o seu “auditório online”.

Opte pelo evento ao vivo se o seu objetivo é produzir grandes eventos ou transmitir o conteúdo com envolvimento dos participantes apenas por chat gerenciado. Ao final do evento, é possível fazer o download de um relatório de participação. Escolha o evento ao vivo quando for transmitir para grandes audiências.

O webinar funciona como uma grande reunião online com opções de gerenciamento avançadas e facilitadas. Opte por ele caso deseje uma maior interação entre o público e o palestrante. Este modelo permite configurar páginas de registro personalizadas, opções de apresentação avançada, controles de host, e relatórios pós-evento para compreender a participação e acompanhar os participantes.

Criando e gerenciando reuniões:

Há várias maneiras de criar reuniões no Teams:

Crie uma reunião instantânea:

  • Abra Microsoft Teams. Na guia Chat, selecione Novo na parte superior da lista;
Botão para iniciar imediatamente chamada por vídeo ou por voz diretamente no chat
  • Abra Microsoft Teams. Selecione a guia Calendário e selecione Reunir agora na parte superior da tela.
Botão para iniciar imediatamente chamada por vídeo ou por voz no calendário

Crie uma reunião agendada:

  • Na guia Calendário, selecione Nova Reunião na parte superior da tela;
  • Dê um nome à reunião no campo Título;
  • Defina os campos de data inicial e final da sua reunião. Você também pode definir a repetição de reunião ou adicionar informações adicionais;
  • Selecione Salvar para agendar sua reunião;
  • Você pode escolher copiar o link da reunião para enviar o convite da reunião ou compartilhar da maneira que desejar.

➕ Você pode definir se a sua reunião terá um lobby (sala de espera) e quem pode apresentar conteúdos durante a reunião através das Opções de reunião da seguinte forma:

  • No Teams, vá até o calendário e selecione uma reunião;
  • Escolha editar reunião;
  • Em seguida, selecione “Opções de reunião” através das opções disponíveis no ícone de reticências […] no seu Teams.
  • Durante a reunião (ou em uma reunião instantânea), você pode clicar no ícone de reticências […] no menu superior do seu Teams e selecionar “Opções de reunião”.

Assista um vídeo completo com o passo a passo de como criar sua reunião online no Teams.

Como criar um evento ao vivo:

Se você for o organizador de um evento ao vivo, poderá agendá-lo no Microsoft Teams da mesma forma que agenda uma reunião de equipe normal. Esse processo adicionará o evento ao vivo aos seus calendários do grupo de eventos. Depois disso, você precisará convidar os participantes.

  • No Teams, selecione calendário no painel à esquerda;
  • No canto superior direito da próxima tela, escolha nova reunião > evento ao vivo;
Criando eventos virtuais no Teams
  • Adicione o título da reunião, as informações de data e hora e outros detalhes;
  • Clique em avançar;
  • Escolha quem poderá participar do seu evento (apenas pessoas da organização ou ele será aberto ao público externo?);
  • Selecione as opções de produção do seu evento como disponibilidade de gravação para participantes, uso de legendas, geração de relatórios e perguntas e respostas (Q&A);
  • Depois é só agendar e seu evento estará no seu calendário.

Assista um vídeo completo com o passo a passo de como criar seu próprio auditório online através do recurso de evento ao vivo do Teams.

Como criar um webinar:

Primeiro, tenha em mente que o registro de webinar requer duas ações principais: uma página de detalhes para os apresentadores e organizadores e um formulário de registro para os participantes. Vamos te mostrar com utilizar cada uma delas.

Antes de tudo, no seu calendário, selecione a seta ao lado de Nova reunião > Webinar.

Criando eventos virtuais no Teams

1. Configure os detalhes para os seus palestrantes:

  • Adicione o título e os apresentadores necessários;
  • Adicione o horário em que deseja que os apresentadores participem. Isso deve incluir o tempo antes do webinar para se preparar (pense em pelo menos 15 minutos antes do início da transmissão);
  • Adicione anotações para os apresentadores e organizadores.
Preenchendo as informações de registro do webinar

2. Personalize o formulário de registro (essas são as informações que serão vistas por qualquer pessoa convidada para o webinar):

  • Selecione Exibir formulário de registro;
  • Adicione o título e a hora de início do webinar para os participantes.;
  • Adicione informações sobre o webinar como o tema e o conteúdo programático;
  • Adicione os nomes dos oradores e breves biografias;
  • Se desejar, carregue uma imagem;
  • Selecione Copiar link de registro para usar o link em convites do webinar;
  • Selecione Salvar e revise o formulário de registro.

➕ Você pode adicionar campos ao formulário em adicionar mais, marcar uma informação como obrigatória e criar perguntas personalizadas.

Personalizando o fomulário de registro do webinar

Por fim, feche o formulário de registro e selecione Enviar para enviar o convite aos apresentadores e organizadores.

Conteúdos complementares importantes:
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