O correto gerenciamento do tempo é uma necessidade diante do cenário atual, em que a vida pessoal e a profissional dividem o mesmo espaço físico
Cuidar da casa, dos filhos, dos animais de estimação e não deixar a peteca cair no trabalho já não é uma tarefa fácil no dia-a-dia. E em tempo de quarentena por conta do Coronavírus, em que a vida pessoal e profissional passam a ser vividas dentro do mesmo espaço físico, conseguir um gerenciamento do tempo eficiente pode ser ainda mais difícil.
Para ajudar na “missão gerenciamento do tempo”, separamos algumas dicas rápidas e práticas que surtem um grande efeito. Vamos conferir?
#1 – Faça listas de tarefas
Eu imagino que você já deve ter lido isso por aí centenas de vezes, mas é porque funciona e é a maneira mais fácil e simples de começar. Separe suas tarefas em importantes, urgentes e circunstanciais. Depois disso, priorize.
Há no mercado alguns softwares que auxiliam nesse gerenciamento, indicamos o To-Do, o aplicativo de gerenciamento de tarefas da Microsoft. Ele permite que você organize rapidamente as atividades do seu dia e até da semana. Ah! E usá-lo ainda faz você ter aquela sensação de dever cumprido quando a lista vai diminuindo 😉.
#2 – Produtividade não é estar ocupado o tempo todo
Quando falamos em produtividade, a grande maioria das pessoas tende a achar que ela tem a ver com executar uma tarefa atrás da outra quando, na verdade, produtividade requer fazer o maior número de entregas dentro do tempo disponível sem perder a qualidade. E é aí que mora o X da questão. Não é apenas a quantidade das suas entregas, mas como você usa os recursos disponíveis para fazer entregas cada vez melhores.
Por isso, priorize entregas que são importantes e fazem a diferença no seu trabalho. Além disso, tenha sempre uma descrição clara do que precisa ser feito, porque é importante realizar aquilo e como será realizado, assim você evita perder tempo com distrações.
#3 – Aprenda a dizer não
Pode ser difícil, mas é muito importante para o seu desempenho profissional que você siga a sua agenda, não a dos outros.
Isso não quer dizer que você vai trabalhar de forma engessada e deixar de realizar uma atividade emergencial porque ela não estava programada. Mas entenda o porquê da urgência na demanda e se ela realmente é prioridade. Caso não seja tão importante, peça desculpa ao seu colega e explique que está em outra tarefa, mas que vai trabalhar na nova demanda em breve, se possível informando um prazo. Assim você não prejudica sua programação e deixa seu colega a par de quando a solicitação dele será atendida.
#4 Delimite tempo para as atividades corriqueiras
Entenda que não é necessário (nem saudável) responder e-mail e mensagens no momento em que elas chegam. Se você precisa concluir um projeto, deixe o telefone tocar e ative o modo silencioso do seu celular.
Use sua agenda e deixe horários reservados no dia para poder responder mensagens e e-mails e resista a tentação de olhar o seu celular o tempo todo.
#5 – Trabalhe em colaboração
Aprenda a delegar tarefas. Do mesmo jeito que um colega precisa de ajuda vez ou outra, você também vai precisar. Delegar tarefas ou trabalhar em conjunto com os colegas ajuda você a entregar as tarefas mais rapidamente e com um nível de qualidade superior.
Agende uma call com todos os envolvidos no projeto e compartilhe uma pauta de discussão que deixe claro onde cada um poderá colaborar. Use o Teams para realizar chamadas de voz e vídeo e se comunicar com seus colegas como se tivessem na sala de reunião da empresa.
#6 – Planeje-se
Crie metas para avaliar seu desempenho pessoal e planeje datas de entregas para todos os seus projetos. Faça isso para ter clareza de como precisa melhorar.
O Planner é uma ótima ferramenta para te ajudar nisso. A ferramenta de planejamento desenvolvida pela Microsoft te ajuda a visualizar em um único dashboard suas metas e o período de ação. Assim você acompanha o que pretendia entregar em um determinado período e o que realmente foi entregue.
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