Texto: Antônio Carlos Barros

O comprovante de aquisição de uma licença de software é o ponto chave para a verificação da conformidade de um software e muitas vezes difícil de ser obtida ou até mesmo rastreada.

É muito importante entender o que constitui um comprovante de licença. Alguns usuários mostram o Acordo de licença como comprovante, a mídia original ou o termo de uso do software, mas nenhum destes constitui uma prova irrefutável de que este software foi adquirido por esta empresa ou pessoa.

É comum, durante uma verificação de licenciamento, não conseguirmos mais encontrar os comprovantes de aquisição de um software, mesmo a empresa tendo consciência que foi adquirido e como sempre com um valor bem expressivo. O que comumente ocorre é que, no momento da aquisição, a empresa não teve consciência da importância desta documentação.

Os principais comprovantes de aquisição de uma licença de software são: a nota fiscal de aquisição e o portal do desenvolvedor do software especificando que a empresa tem o direito de uso deste software.

Vamos analisar primeiro a Nota Fiscal, um comprovante fiscal, destinado para contabilidade, controlado pela contabilidade e possui informações contábeis. É a principal prova de que uma licença foi adquirida. No entanto, apresenta dois fatores que dificultam que a comprovação seja feita através deste documento:

  • Existe uma dificuldade muito grande em algumas empresas de rastrear as notas fiscais, pois são guardadas normalmente por cinco anos, prazo exigido pelo fisco, normalmente em arquivos empoeirados, muitas vezes externos a empresa e de difícil localização. Onde o setor de TI, caso não tenha arquivado uma cópia, terá de ter o auxílio da contabilidade, que também já vive sufocada de trabalho e não considera este trabalho sua prioridade;
  • A Nota Fiscal é um documento contábil e não raro possui informações imprecisas quanto ao produto, a licença. Às vezes não informa a versão ou edição do produto, possui abreviações que inibem algumas informações valiosas para o licenciamento, e esta nota, normalmente é emitida por um distribuidor ou loja, que pode não possuir conhecimento necessário de todas as informações necessárias ao licenciamento do software e assim inconscientemente está causando problemas ao seu cliente.

O segundo comprovante é um portal do desenvolvedor, infelizmente só alguns softwares e alguns modelos de comercialização, estão registrados ali. Neste Portal, encontramos informações precisas quanto ao modelo, versão e edição.

No entanto, na prática, algumas empresas não possuem acesso a este portal, dificultando assim a obtenção do comprovante. Este acesso deve ser dado pela loja ou revendedor, por ocasião da aquisição, no momento em que faz o cadastro do usuário final. Pode acontecer que o vendedor não fez este cadastro, ou passou apenas para o setor comercial, que não encaminhou para o setor de TI, ou até mesmo o setor de TI perdeu o acesso, devido a uma rotatividade de seus funcionários.

Todas estas dificuldades podem ser solucionadas quando uma empresa implanta um processo de Gerenciamento de Ativos de Software – SAM, o qual entre outras ações, define processos que irão rastrear e manter os comprovantes de software e aumentar a produtividade e reduzir os custos de sua empresa.

Para saber mais consulte a HSBS Soluções em Informática que possui profissionais especializados em Gerenciamento de ativos de Software.